エージェントの参照ファイルに外部システムのフォルダを設定すると、フォルダ内のファイルをまとめて登録できます。
現在は、Microsoft SharePointのフォルダに対応しています。
自動更新を有効にすると、フォルダ内のファイルの変更や追加、削除も反映されます。
フォルダ取得の利用方法
- 左サイドメニューのエージェントにアクセスして、［＋］（新規エージェント）をクリックします。
- ［SharePointフォルダ］をクリックします。
- 参照したいフォルダを１つ選択します。
- ファイル解析方法を選択します。
- ［エージェント作成］をクリックします。
解析方法の選択について
フォルダ取得では以下の2種類から解析方法を選択できます。
- 簡易解析 : フォルダ内の全てのファイルで簡易解析を適用します。
- 高精度解析を優先 ： 対応可能なファイル形式の場合、高精度解析を適用します。高精度解析に対応してないファイル形式は簡易解析を適用します。
SharePointフォルダ内ファイルの自動更新
［ファイル内容を更新する］を有効にすると、毎日深夜にSharePoint上の最新の内容を自動的に反映します。
自動更新では、次の変更が反映されます。
- 更新日時が変更されたファイルの更新
- 前回の自動更新後にフォルダ内に追加されたファイルの登録
- フォルダ内から削除されたファイルの参照データの削除
自動更新が無効の場合、SharePoint上でファイルを変更しても、ナレフルチャットには反映されません。
自動更新でファイル数の上限を超える場合
1つのエージェントに登録できる参照ファイルは、アップロードしたファイルとフォルダから取得したファイルを合わせて120個までです。
自動更新で上限を超える場合は、次のように処理されます。
| ファイルの状態 | 自動更新時の処理 |
|---|---|
| すでに登録されているファイル | そのまま残します。 ただし、ファルダから削除されたファイルは参照データも削除します。 |
| 新しく追加されたファイル | 空き枠の分だけ、更新日時が新しいものから登録します。 |
例：既存の100個のファイルがすべて残る場合
新しく追加されたファイルのうち、更新日時が新しいものから最大20個を登録します。
登録できなかったファイルは、以下の手順で確認できます。
- エージェント編集メニューを開きます。
- 参照フォルダ名の右にある警告マーク（⚠）から確認します。
注意事項
フォルダ名を変更する場合
Sharepointの連携先がOnedriveの場合、フォルダ名を変更すると、ファイル自体に変更がなくても、フォルダ内のすべてのファイルが自動更新の対象になります。
解析済みのファイルも再度解析されるため、追加のクレジット消費が発生します。
SharePointとの接続を解除する場合
SharePointとの接続を解除すると、ナレフルチャット内にあるSharePoint接続で登録済みの全てのファイルが削除されます。
エージェントの参照ファイルに設定したファイルも削除されるため、接続解除時は十分にご注意ください。